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Organigrama

  1. Nombre del Cargo.    CAJERO

ARCHIVO Y PROTOCOLIZACION

 

 

  1. Área.

Escrituración ACTOS FE

 

 

  1. Jefe Inmediato.

NOTARIO

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Mantener una adecuada organización del trabajo  que permita a través  de esta el adecuado  funcionamiento del puesto y la prestación del servicio al cliente en forma ágil rápida y oportuna.

 

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Expedir primeras copias de las escrituras

 

  • Expedir segundas copias de las escrituras solicitadas por los clientes

 

  • Archivar, foliar y  organizar las escrituras, libros y documentos.

 

  • Colocar notas de cancelación de escrituras

 

  • Sacar copias y entregar a tiempo

 

  • Archivar libros y  documentos mientras los empastan buscando la seguridad y debida protección

 

  • Armar los libros y ponerlos en orden en cada casilla y foliarlos.

 

  • Organización logística del área de archivo.

 

  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, el trabajo en equipo, la comunicación y el buen servicio.

 

  • Cobrar por los actos de escrituración y actos de fe a los usuarios y expedir la factura correspondiente.

 

  • Efectuar autenticaciones de copias firmas ,presentaciones personales y demás actos de fé.

 

  •  Scanear las escrituras públicas .

 

  • Cumplir con todos los parámetros de reglamento interno de trabajo.

 

  • Mantener y propiciar unas excelentes relaciones  interpersonales con jefes, colaboradores y usuarios.

 

 

6.-Conocimientos Básicos y Competencias

 

Organización con conocimiento en manejo de documentos, archivo y gestión documental.

 

7.-Requisitos de Estudio y Experiencia

 

  • sentido de responsabilidad.

 

  • Bachiller.

 

  • Tener conocimientos básicos en sistemas.

 

  • 3 años de experiencia en cargos similares o de atención al público.

 

  • excelente presentación personal

 

  • pasado judicial.

 

  • Las contenidas en el reglamento Interno de Trabajo.

 

 

 

8.-Responsabilidad

 

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

 

X

Dineros

 

 

 

x

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

X

 

 

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

 

 

 

x

Organizaciones

 

 

 

X

Personal a Cargo

Manejo

X

 

 

 

Revisión

X

 

 

 

Aprobación

 

X

 

 

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • Computador
  • Máquina de escribir
  • Caja registradora
  • Sellos , huelleros
  • Fotocopiadora
  • Scaner
  •  Protocolo 

 

 

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.                                          

AUXILIAR DE REGISTRO CIVIL

 

 

  1. Área.

Registro civil

 

 

  1. Jefe Inmediato.

NOTARIO

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Prestar adecuadamente el servicio de registro civil de las personas, enmarcado dentro de todos los parámetros legales.

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • atender al público de forma ágil y oportuna.

 

  • Inscribir los registros de nacimiento, matrimonios, defunciones, varios y

         las actas complementarias con las restricciones establecidas por la ley.

 

  • Hacer las respectivas anotaciones en los libros de registro de nacimientos y matrimonios.

 

  • Expedir fotocopias de los registros civiles antes mencionados.

 

  • Atender las consultas que se presenten con relación a  la dependencia de registro civil según los parámetros preestablecidos a su cargo.

 

  • Preparar informe y coordinar el envió a la Registraduria Nacional del Estado Civil.

 

  • Llenar formularios, inscripciones por correo.

 

  • Sustituir los  folios de registro de nacimientos, matrimonios y defunciones con sus respectivas notas de reciproca referencia cuando el usuario así lo necesite.

 

  • Revisar y desprender los registros civiles de nacimientos, Matrimonios y defunciones para el envío a la Registraduria Nacional del Estado Civil.

 

  • Hacer el envío de lo anterior entre el primero y quinto día de cada mes a la entidad antes mencionada.

 

  • Archivar en las respectivas carpetas  las copias de envio mensual a la Registraduria Nacional del Estado Civil.

 

  • Sellar registros de nacimiento (Formatos) y despacharlo al usuario.

 

  • Contestar correspondencia solicitada por entidades y personas particulares.

 

  • Elaborar listado de los NUIP (Número Único de Identificación Personal) para los registros civiles de nacimiento.

 

  • Tomar firmas a los clientes en la sección de escritura.

 

  • Encargarse de todo lo relacionado con el registro de hijos de madres solteras , enviar boleta de citación al presunto padre y efectuar los reportes y datos estadísticos de hijos de madres solteras.

 

  • Recepcionar declaraciones extrajuicios , actas de comparescencia y efectuar registros de firmas .

 

  •  Autenticar copias, firmas presentaciones personales y demás actos de fe que demanden los usuarios .

 

  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, el trabajo en equipo, la comunicación y el buen servicio.

 

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

Organización con conocimiento en manejo de documentos, archivo y gestión documental.

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

  • sentido de responsabilidad.

 

  • Bachiller.

 

  • Tener conocimientos básicos en sistemas.

 

  • 3 años de experiencia en cargos similares o de atención al publico.

 

  • excelente presentación personal

 

  • pasado judicial.

 

  • Las contenidas en el reglamento Interno de Trabajo.

 

 

 

 

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

 

X

Dineros

x

 

 

 

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

X

 

 

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

 

x

 

 

Organizaciones

 

 

 

X

Personal a Cargo

Manejo

X

 

 

 

Revisión

X

 

 

 

Aprobación

 

X

 

 

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • Sellos notariales
  • Huelleros
  • Computador
  • Maquina de escribir
  • Libros de registro civil.

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

PROTOCOLISTA

 

 

  1. Área.

Escrituración

 

 

  1. Jefe Inmediato.

Notario(a)

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Sus funciones están orientadas a la prestación de la asesoría y direccionamiento necesario a los clientes para la elaboración de todo tipo de escritura pública, de acuerdo a las normas y leyes legales, y los lineamientos internos dispuestos en el procedimiento descrito para tal fin.

 

Tiene a su cargo la elaboración de cotizaciones, revisión de liquidaciones y entrega a protocolo de las escrituras elaboradas. Debe además colaborar con los procesos de aprobación de crédito por parte de la Notaria, y apoyo en el cobro de cartera a los clientes asignados .

 

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Brindar a los clientes la asesoría necesaria en la elaboración de todo tipo de escrituras, tanto presencial como vía telefónica.

 

  • Elaborar las cotizaciones respectivas para presentar previa solicitud del cliente, un valor aproximado de los costos en que debe incurrir en la elaboración de la escritura.

 

  • Revisar la documentación que los clientes presentan como requisito para la elaboración de la escritura.

 

  • Elaborar la escritura con los actos requeridos y de acuerdo al tipo de escritura, basado en las plantillas y/o formatos dispuestos en el sistema notarial y tomar la huella biométrica a los otorgantes-.
  • Presentar en medio digital y/o impreso la escritura pública con todos los documentos anexos vigentes tal cual lo exige la ley, en original o debidamente autenticados,  para que el área jurídica proceda a su respectiva revisión y aprobación.
  • Realizar las correcciones que el área jurídica solicite para la aprobación de la escritura.

 

Liquidar y  facturar provisional y definitivamente  las escrituras .

 

  • Recibir por parte de los clientes los comprobantes de pago respectivos y verificar el resultado de la liquidación.

 

  • Realizar la impresión de las escrituras y enviarlas al protocolo, verificando previamente que contiene todos los anexos requeridos.

 

  • Realizar cuando el cliente lo requiera y previa autorización de la Notaria, la toma de firmas en actividades de protocolo por fuera de las instalaciones de la Notaría, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de las normas legales.

 

  • Organizar documentos para el desarrollo de la elaboración de escrituras.

 

  • Guiarse según los formatos predeterminados para cada uno de los actos o documentos a digitar.

 

  • Registrar la escritura en El libro destinado para ello, con su correspondiente número, imprimir libro relación e índice .
  • Hacer las correcciones que sean necesarios.
  • Enviar las escritura al programa mercurio para liquidación web.
  • Enviar certificados de cancelación hipoteca a las notarias correspondientes
  •  Y poner notas de cancelación de hipotecas en el protocolo.
  • Revisar lista Clinton , lista cohibidos y demás información programa testa y

          Firmar y sellar en cada escritura elaborada en señal de control.

 

  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, el trabajo en equipo, la comunicación y el buen servicio.

 

  • Cumplir con todos los parámetros de reglamento interno de trabajo. .

 

  • Colaborar con otras secciones de la notaría, cuando las necesidades del servicio lo requieran
  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, el trabajo en equipo, la comunicación y el buen servicio.

 

 

  • Y demás funciones que el titular del despacho le asigne.

 

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

El cargo requiere de personal con conocimientos y experiencia en escrituración, servicios notariales y manejo del computador. Debe además tener vocación de servicio, facilidad de expresión, buena redacción y habilidad en digitación.

 

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Debe haber culminado sus estudios de secundaria. Debe además tener experiencia mínima de dos (2) años en cargos similares.

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

 

X

Dineros

X

 

 

 

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

X

 

 

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

X

 

 

 

Organizaciones

 

 

 

X

Personal a Cargo

Manejo

X

 

 

 

Revisión

 

X

 

 

Aprobación

 

 

X

 

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • Equipo de computo
  • Impresora
  • Elementos normales de oficina

Sellos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

ASESOR JURIDICO

 

 

  1. Área.

JURIDICA

 

 

  1. Jefe Inmediato.

NOTARIO

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Prestar una acertada orientación y asesoría jurídica a los clientes de la Notaría en la elaboración o trámite de documentos legales. Debe además revisar las escrituras y documentos anexos e impartir su debida autorización para la continuidad de su trámite.

 

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Orientar y asesorar a los clientes de la Notaría en cuanto a las implicaciones legales, estatutos, normas y demás leyes que rigen a cada uno de los servicios notariales que aquí se prestan.

 

  • Revisar las escrituras y documentos anexos de conformidad con lo exige las ley, a fin de aprobar y autorizar la continuidad del trámite, o en su defecto solicitar correcciones en el texto de la misma, documentos y aclaraciones que sean necesarios, o sugerir la cancelación del proceso, por incumplimiento a las normas y leyes que rigen a cada tipo de escritura.

 

  • Tiene asignada la labor de asesorar y tramitar las sucesiones y divorcios.

 

  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, en el trabajo en equipo, la comunicación y el buen servicio.

 

  • Cumplir con todos los parámetros de reglamento interno de trabajo.

 

  • Determinar las políticas internas en coordinación con el notario,  de las políticas, normas y procedimientos internos que permitan el cumplimiento de todos los parámetros de ley y llevar a cabo la revisión y supervisión de escrituras y control de legalidad.

 

  • Supervisar el desarrollo de las actividades de las diferentes áreas a saber: Escrituración, Registro civil, Autenticaciones, Declaraciones extra-juicio.

 

  • Trámite y prestación de los servicios de: Remates, Sucesiones, Conciliaciones, Curadurías especiales, Patrimonio de familia, y Divorcios.

 

  • Mantener y propiciar unas excelentes relaciones interpersonales con jefes, colaboradores y usuarios.

 

  • Reemplazar al notario en sus permisos y licencias.

 

  • Y demás funciones que su jefe inmediato le asigne.

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

El cargo requiere de personal profesional en derecho, idóneo con competencias intelectuales, éticas y morales, gran capacidad de gestión, liderazgo y servicio a la comunidad. Debe además poseer conocimientos básicos en manejo de computador.

 

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Debe ser abogado titulado con experiencia en cargos similares en un periodo no inferior a dos (2) años.

 

  1. Responsabilidad

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

X

 

Dineros

 

 

 

X

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

 

 

X

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

 

 

X

 

Organizaciones

 

 

 

X

Personal a Cargo

Manejo

 

 

 

X

Revisión

 

 

 

X

Aprobación

 

 

 

X

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • Equipo de computo
  • Impresora
  • Elementos normales de oficina

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

ASISTENTE CONTABLE

 

 

  1. Área.

Administrativa

 

 

  1. Jefe Inmediato.

NOTARIO

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Las funciones están encaminadas al desarrollo de tareas propias de la contabilidad, como es la causación de las diferentes operaciones económicas de la Notaría, su asiento en el sistema contable y la elaboración de informes para su jefe inmediato. Es responsable del recaudo y control del dinero que circula dentro de la Notaría y la ejecución de pagos.

 

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Recibir diariamente los listados de facturas y recibos generados durante el día

     anterior.

 

  • Realizar el cuadre diario de caja.

 

  • Ejecutar el arqueo de caja cuando a bien lo considere necesario o en su defecto

         sea solicitado por un superior.

 

  • Debe mantener al día la digitación o ingreso al sistema de los asientos contables.

 

  • Mantener el control y custodia de los dineros que ingresan a la Notaría, y la

         consignación del mismo en las cuentas bancarias respectivas.

 

  • Realizar la conciliación bancaria de cada una de las cuentas que posee la Notaría.

 

  • Programar y ejecutar el pago a proveedores, de acuerdo a las políticas internas

         de la Notaría, o por orden de su jefe inmediato.

 

  • Manejar y gestionar el cobro de cartera.

 

  • Liquidar y programar lo pagos en los periodos establecidos, de la nomina y las obligaciones parafiscales, y velar porque dichos pagos se efectúen de manera oportuna.

 

  • Velar porque halla estricto cumplimiento en el pago de obligaciones tales como: arriendo, servicios públicos, impuestos y obligaciones personales de la Notaria. 

 

  • Mantener a la orden del día los archivos correspondientes a: Contabilidad, Carpetas Empleados, y Carpetas de Contratos en General.

 

  • Presentar informes requeridos de por las diferentes áreas de la Notaría, siempre y cuando se encuentren al alcance de su conocimiento y responsabilidad.

 

  • Programar las diligencias del mensajero diariamente en coordinación con las diferentes áreas.

 

  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, el trabajo en equipo, la comunicación y el buen servicio.

 

  • Cumplir con todos los parámetros de reglamento interno de trabajo.

 

  • Mantener y propiciar unas excelentes relaciones interpersonales con jefes, colaboradores y usuarios.

 

  • Y demás funciones que su jefe inmediato le asigne.

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

El cargo requiere de personal con conocimientos contables, dominio y manejo de sistemas contables, digitación y nivel básico de Excel. Debe además tener vocación de servicio, facilidad de expresión, y con facilidad para entablar buenas relaciones con proveedores, clientes y el personal interno.

 

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Debe haber adelantado y obtenido titulo técnico, tecnológico o profesional en administración de empresas o contaduría. Haber ejercido durante tres (3) años el cargo en empresas del sector.

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

 

X

Dineros

 

 

 

X

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

 

 

X

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

 

 

 

X

Organizaciones

 

 

 

X

 

Personal a Cargo

Manejo

 

 

 

X

Revisión

 

 

 

X

Aprobación

 

 

 

X

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • Computador
  • Impresora
  • Demás herramientas de oficina

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

CONTADORA

 

 

  1. Área.

Administrativa

 

 

  1. Jefe Inmediato.

NOTARIO

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Ejercer sus labores como profesional dedicado a aplicar, analizar e interpretar la información contable y financiera de la Notaría, con la finalidad de diseñar e implementar instrumentos y mecanismos de apoyo a las directivas de la organización para el proceso de toma de decisiones.

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido.

 

  • Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios.

 

  • Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la Notaría que exijan los entes de control y mensualmente entregar al Director Administrativo, un balance de comprobación.

 

  • Preparar y presentar los informes requeridos por la Rama Judicial y la Registraduria Nacional del Estado Civil.

 

  • Elaborar y presentar los formularios para pagos de impuestos y retención en la fuente.

 

  • Elaborar todos y verificar el pago en las fechas que por ley sea necesario de todos los pagos y recaudos que hace la notaria para entidades de control y otras tales como: SUPERIENTENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, DIAN, PARAFISCALES, ETC.

 

  • Revisar las cuentas del balance.

 

  • Presentar las declaraciones de renta.

 

  • Ejecutar la revisión y auditoria contable.

 

  • Revisar las conciliaciones bancarias y demás cuentas vigentes.

 

  • Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

 

  • Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas.

 

  • Presentar mensualmente un informe general de tipo verbal a la Notaria, sobre la situación financiera de la Notaría.

 

  • Y demás funciones que su jefe inmediato le asigne.

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

Debe ser profesional en contaduría pública con tarjeta profesional de acuerdo a la ley 43 de 1990, con capacidad de organización, revisión y control de contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que se expidan con fundamento en libros de contabilidad, revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoria, así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional de Contador Público, tales como : la asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares. Debe además tener experiencia en el manejo de software contable y conocimiento y dominio básico de Excel.

 

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Debe ser profesional en contaduría pública con tarjeta profesional de acuerdo a la ley 43 de 1990, con experiencia en cargos similares por un periodo no inferior a cinco (5) años.

 

 

 

 

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

X

 

Dineros

 

 

X

 

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

 

 

 

Clientes

 

 

 

 

Proveedores

 

 

 

 

Organizaciones

 

 

 

 

 

Personal a Cargo

Manejo

 

 

 

 

Revisión

 

 

 

 

Aprobación

 

 

 

 

Información Confidencial

 

 

 

 

 

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene a disposición los siguientes recursos:

 

  • Equipo de Computo
  • Demás recursos de oficina

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

Cajero(a)

 

 

  1. Área.

Administrativa

 

 

  1. Jefe Inmediato.

Notario

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Ejercer las funciones atención y recaudo del dinero proveniente de los pagos realizados por los servicios notariales prestados.

 

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Recibir las liquidaciones de las escrituras y efectuar el recaudo del dinero o

     Activar el crédito, de acuerdo a los parámetros establecidos en el procedimiento.

 

  • Conservar efectivo de la base.

 

  • Observar los consecutivos de las facturas

 

  • Orientar a los usuarios a la sección que ellos necesitan

 

  • Diariamente realizar apertura y cierre de la caja, haciendo la entrega respectiva

         del dinero recaudado al asistente contable, con sus respectivos soportes.

 

  • Presentar los soportes de facturas y demás documentos que justifiquen la

    Destinación o uso de dinero para un gasto de la Notaría, solicitado por un

    Superior. Solo si esta autorizado por el notario.

 

  • Permitir el arqueo de caja cuando el área contable decida realizarlo.

 

  • Entregar cuentas de cobro al mes.

 

  • Verificar los sellos y entregar al Notario(a) los documentos para su respectiva  

          Firma y posterior entrega al cliente.

 

  • Expedir previa autorización de la Notaria, recibo de crédito por honorarios de   

     Autenticación y reportar este a la Asistente Contable.

 

  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, el trabajo 

              en equipo, la comunicación y el buen servicio.

 

  • Cumplir con todos los parámetros de reglamento interno de trabajo

 

  • Mantener y propiciar unas excelentes relaciones interpersonales con jefes,   

                   colaboradores y usuarios.

 

  • Y demás funciones que su jefe inmediato le asigne.

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

El cargo requiere de personal con conocimientos básicos en servicios notariales, operación de caja. Debe además tener vocación de servicio, facilidad de expresión, habilidad y en la manipulación de dinero.

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Debe haber culminado sus estudios de secundaria, y realizado estudios técnicos administrativos. Debe además tener experiencia mínima de dos (2) años en cargos similares.

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

 

x

Dineros

 

 

 

X

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

 

 

X

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

X

 

 

 

Organizaciones

X

 

 

 

Personal a Cargo

Manejo

X

 

 

 

Revisión

X

 

 

 

Aprobación

X

 

 

 

Información Confidencial

 

 

 

 

x

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • calculadora
  • sellos
  • maquina registradora
  • Elementos normales de oficina
  • Probadora de billetes.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

Amanuense

 

 

  1. Área.

Escrituración

 

 

  1. Jefe Inmediato.

Notario

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Sus funciones están orientadas a la prestación de la asesoría y direccionamiento necesario a los clientes para la elaboración de todo tipo de escritura pública, de acuerdo a las normas y leyes legales, y los lineamientos internos dispuestos en el procedimiento descrito para tal fin. Tiene a su cargo la elaboración de cotizaciones, revisión de liquidaciones y entrega a protocolo de las escrituras elaboradas. Debe además colaborar con los procesos de aprobación de crédito por parte de la Notaria, y apoyo en el cobro de cartera a los clientes asignados.

 

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Brindar a los clientes la asesoría necesaria en la elaboración de todo tipo de escrituras, tanto presencial como vía telefónica.

 

  • Elaborar las cotizaciones respectivas para presentar previa solicitud del cliente, un valor aproximado de los costos en que debe incurrir en la elaboración de la escritura.

 

  • Revisar la documentación que los clientes presentan como requisito para la elaboración de la escritura.

 

  • Elaborar la escritura con los actos requeridos y de acuerdo al tipo de escritura, basado en las plantillas y/o formatos dispuestos en el sistema notarial.

 

  • Presentar en medio digital y/o impreso la escritura pública con todos los documentos anexos vigentes tal cual lo exige la ley, en original o debidamente autenticados, acompañados de la hoja de ruta, para que el área jurídica proceda a su respectiva revisión y aprobación.

 

  • Realizar las correcciones que el área jurídica solicite para la aprobación de la escritura.

 

  • Definir los parámetros de liquidación para enviarlos a la liquidadora.

 

  • Recibir por parte de los clientes los comprobantes de pago respectivos y verificar el resultado de la liquidación.

 

  • Realizar la impresión de las escrituras y presentarlas ante protocolo, para su respectiva numeración y cierre.

 

  • Realizar cuando el cliente lo requiera y previa autorización de la Notaria, actividades de protocolo por fuera de las instalaciones de la Notaría, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de las normas legales.

 

  • Tomar datos a los clientes para la elaboración de todas las escrituras

 

  • Entregar copias a los clientes de facturas.

 

  • Radicar y liquidar las escrituras publicas.

 

  • Recibir sucesiones a los abogados y divorcios

 

  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, el trabajo en equipo, la comunicación y el buen servicio.

 

  • Mantener y propiciar unas excelentes  relaciones  interpersonales con jefes, colaboradores y usuarios.  

 

  • Entregar escrituras a los clientes para su lectura mientras puedan ser atendidos.

 

  • Recibir documentos, elaborar escrituras publicas y todo lo concerniente a matrimonios civiles

 

  • Numerar las escrituras públicas, tanto en el sistema como en el libro radicador.

 

  • Y demás funciones que el titular del despacho le asigne.

 

 

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

El cargo requiere de personal con conocimientos y experiencia en escrituración, servicios notariales y manejo del computador. Debe además tener vocación de servicio, facilidad de expresión, buena redacción y habilidad en digitación.

 

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Debe haber culminado sus estudios de secundaria, y realizado estudios técnicos administrativos. Debe además tener experiencia mínima de dos (2) años en cargos similares.

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

X

 

Dineros

X

 

 

 

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

 

X

 

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

X

 

 

 

Organizaciones

X

 

 

 

Personal a Cargo

Manejo

X

 

 

 

Revisión

X

 

 

 

Aprobación

 

 

X

 

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • Equipo de computo
  • Impresora
  • Elementos normales de oficina

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

Mensajero

 

 

  1. Área.

ADMINISTRATIVA

 

 

  1. Jefe Inmediato.

NOTARIO

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Apoyar todas las actividades administrativas y operativas de la notaria permitiendo el adecuado  funcionamiento interno  y el servicio al cliente.

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Realizar pagos y consignaciones.

 

  • Registro de escrituras.

 

  • Entregar escrituras originales a los bancos para que los abogados externos los firmen.

 

  • Entregar correspondencia.

 

  • Entregas y compras varias.

 

  • Realizar consignaciones de secretaría.

 

  • Hacer los pagos de los seguros y parafiscales.

 

  •  Ayudar a sacar  fotocopias.

 

  • Colaborar con la seguridad interna

 

  • Cumplir con el Reglamento Interno de trabajo

 

  • Propiciar unas excelentes relaciones interpersonales internas y externas para fortalecer la imagen de la notaria

 

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

Tener vocación de servicio, organización  y prestar adecuadamente sus servicios.

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Haber culmina su educación bachiller, tener como minimo 2 años de experiencia en cargos similares.

 

  1. Responsabilidad

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

X

 

Dineros

 

 

X

 

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

 

 

X

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

 

 

 

X

Organizaciones

 

 

 

X

Personal a Cargo

Manejo

X

 

 

 

Revisión

 

X

 

 

Aprobación

 

X

 

 

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

Notario(a)

 

 

  1. Área.

Administrativa

 

 

  1. Jefe Inmediato

 

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Ejercer la dirección general de la Notaría de acuerdo a los estatutos, normas y leyes de la República, que le permiten recibir, autorizar, expedir y dar fe sobre los documentos generados dentro de los trámites notariales ofrecidos.

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

Las principales funciones del notario(a) son:

 

  • La autorización de las escrituras públicas con sus etapas precedentes de recepción y verificación de documentos, elaboración, revisión jurídica, y otorgamiento.

 

  • La autorización de los testamentos solemnes cerrados, su guarda, apertura y publicación, y la de los testamentos solemnes abiertos o públicos.

 

  • Reconocimiento voluntario de los documentos privados.

 

  • Autenticación de las firmas suscritas en documentos privados.

 

  • Autenticación de firmas en documentos privados, comparándolas con las que tenga registrada en su archivo.

 

  • Autenticación de documentos por cotejo, es decir, la función de dar fe de que una copia literal o fotocopia de un documento es idéntica, sea al original, sea a otra copia sin autenticar o autenticada, de donde haya sido tomada y que el notario tiene a la vista.

 

  • Dar fe de la existencia de una persona (certificado de supervivencia o fe de vida) que comparezca personalmente ante él y se identifique con el documento idóneo.
  • Recibir y guardar en el Protocolo, los documentos, actuaciones o expedientes que la ley o el juez le ordenen protocolizar o que los interesados quieran guardar de esta manera. La preservación de ese archivo, su encuadernación y vigilancia, bajo su directa responsabilidad.

 

  • Dar testimonio o certificación de hechos ocurridos en su presencia, pero como se ha dicho, solo en ejercicio de sus funciones y de que no quede dato en los archivos.

 

  • Recibir en depósito dineros o valores que las partes le entreguen, sea para el pago de impuestos, sea para garantizar el cumplimiento de obligaciones provenientes de los contratos que otorgan ante ellos.

 

  • Liquidación de las herencias y sociedades conyugales vinculadas a las mismas.

 

  • Correcciones por escritura pública de las actas de registro del Estado Civil que contengan la autorización del cambio de nombre.

 

  • Celebración del Matrimonio Civil, igualmente el registro de los matrimonios católicos y de otras religiones inscritas en la dependencia respectiva del Ministerio del Interior.

 

  • Recepción y la calificación de las declaraciones con fines extraprocesales.

 

  • Autorización de escrituras públicas mediante las cuales se hacen las donaciones, sin previa insinuación (hasta 50 salarios mínimos) y aun la de aquellas donaciones que necesiten de este prerrequisito.

 

  • Determinar las políticas, normas y procedimientos que guíen el accionar de todos los funcionarios de la notaria en todos los aspectos tales como: procedimientos, características del servicio, cultura organizacional, etc.

 

  • Planear, diseñar, dirigir y controlar todos el cumplimiento de todos los procesos internos que se desarrollan dentro de la notaria y determinar su retroalimentación

 

  • Generar procesos que permitan un buen clima organizacional, el trabajo en equipo, la comunicación y el buen servicio

 

 

  • Cumplir y velar por el cumplimiento de parte de todos los funcionarios de los parámetros contenidos en el reglamento interno de trabajo y aplicar las sanciones que sean del caso por su incumplimiento.

 

  • Mantener y propiciar unas excelentes relaciones interpersonales con jefes, colaboradores y usuarios.

 

  • Diseñar y poner en marcha y verificar cumplimiento de políticas Administrativas que direccionan el accionar de los funcionarios de la notaria y faciliten su desempeño en las diferentes áreas de trabajo.

 

  • Elaborar el presupuesto mensual de gastos o delegar su elaboración en quien corresponda para aprobarlo y verificar su cumplimiento.

 

  • Revisión y firma de informes dirigidos a Superintendencia Nacional de Notariado,

         Registraduria Nacional del Estado Civil, DIAN.

 

  • Escoger, nombrar y   orientar a todos los colaboradores de la notaría en función de facilitar el adecuado funcionamiento de la misma, cumpliendo los parámetros establecidos en el Reglamento interno de trabajo.

 

  • Determinar todas las políticas de selección, inducción y entrenamiento del personal.

 

  • Determinar las funciones de cada funcionario y de cada área, su misión y visión, verificar su cumplimiento y definir los cambios necesarios que en el personal permitan su buen desempeño.

 

  • Recibir los informes de cada área sobre sus resultados, necesidades y requerimientos y determinar su direccionamiento. 

 

  • Participación en eventos organizados por la Superintendencia Nacional de Notariado y Registro.

 

  • Demás funciones que la ley le atribuya expresamente.

 

 

 

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

El cargo requiere de personal profesional en derecho, idóneo con competencias intelectuales, éticas y morales, gran capacidad de gestión, liderazgo y servicio a la comunidad. Debe además poseer conocimientos básicos en manejo de computador.

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

De acuerdo con el decreto 960 de 1970 debe ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de Notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho, siquiera por seis años, o la profesión por diez años a lo menos. En caso de no ser abogado, debe haber desempeñado con eficiencia el cargo de Notario o el de Registrador en un Círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años (Sentencia C-069/96).

 

  1. Responsabilidad

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

 

X

Dineros

 

 

 

X

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

 

 

X

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

 

 

 

X

Organizaciones

 

 

 

X

Personal a Cargo

Manejo

 

 

 

X

Revisión

 

 

 

X

Aprobación

 

 

 

X

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • Equipo de Computo
  • Elementos normales de oficina

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

Notario(a) Encargado(a)

 

 

  1. Área.

Administrativa

 

 

  1. Jefe Inmediato.

Notaria

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Ejercer la dirección general de la Notaría en ausencia de la Notaria delegada, de acuerdo a los estatutos, normas y leyes de la República, que le permiten recibir, autorizar, expedir y dar fe sobre los documentos generados dentro de los trámites notariales ofrecidos.

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

Las principales funciones del notario(a) encargado(a) son:

 

  • La autorización de las escrituras públicas con sus etapas precedentes de recepción y verificación de documentos, elaboración, revisión jurídica, y otorgamiento.

 

  • La autorización de los testamentos solemnes cerrados, su guarda, apertura y publicación, y la de los testamentos solemnes abiertos o públicos.

 

  • Reconocimiento voluntario de los documentos privados.

 

  • Autenticación de las firmas suscritas en documentos privados.

 

  • Autenticación de firmas en documentos privados, comparándolas con las que tenga registrada en su archivo.

 

  • Autenticación de documentos por cotejo, es decir, la función de dar fe de que una copia literal o fotocopia de un documento es idéntica, sea al original, sea a otra copia sin autenticar o autenticada, de donde haya sido tomada y que el notario tiene a la vista.

 

  • Dar fe de la existencia de una persona (certificado de supervivencia o fe de vida) que comparezca personalmente ante él y se identifique con el documento idóneo.
  • Dar testimonio o certificación de hechos ocurridos en su presencia, pero como se ha dicho, solo en ejercicio de sus funciones y de que no quede dato en los archivos.

 

  • Liquidación de las herencias y sociedades conyugales vinculadas a las mismas.

 

  • Correcciones por escritura pública de las actas de registro del Estado Civil que contengan la autorización del cambio de nombre.

 

  • Celebración del Matrimonio Civil, igualmente el registro de los matrimonios católicos y de otras religiones inscritas en la dependencia respectiva del Ministerio del Interior.

 

  • Recepción y la calificación de las declaraciones con fines extraprocesales.

 

  • Autorización de escrituras públicas mediante las cuales se hacen las donaciones, sin previa insinuación (hasta 50 salarios mínimos) y aun la de aquellas donaciones que necesiten de este prerrequisito.

 

  • Demás funciones que la ley le atribuya expresamente y le sean autorizadas por la Notaria delegada.

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

El cargo requiere de personal profesional en derecho, idóneo con competencias intelectuales, éticas y morales, gran capacidad de gestión, liderazgo y servicio a la comunidad. Debe además poseer conocimientos básicos en manejo de computador.

 

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Debe ser abogado titulado con experiencia en el campo notarial por un periodo mínimo de un (1) año.

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

 

X

Dineros

 

 

X

 

Documentos

 

 

 

X

Contactos

Internos

 

 

 

X

Clientes

 

 

 

X

Proveedores

 

 

 

X

Organizaciones

 

 

 

X

Personal a Cargo

Manejo

 

 

 

x

Revisión

 

 

 

x

Aprobación

 

 

 

x

Información Confidencial

 

 

 

 

x

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

  • Computador
  • Elementos normales de oficina

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

Servicios Generales

 

 

  1. Área.

OPERATIVA

 

 

  1. Jefe Inmediato.

NOTARIO

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

Propender por la adecuada atención del cliente interno y externo y la adecuada presentación de las instalaciones locativas de la notaria permitiendo un buen servicio al cliente.

 

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Realizar el aseo de las instalaciones

 

  • Atender la cafetería

 

  • Atender los empleados de la notaria

 

  • Realizar el aseo de los anaqueles y los archivos

 

  • Realizar el aseo de las paredes

 

  • Realizar el aseo general interno y externo de las instalaciones de la notaria.

 

  • Realizar el aseo general

 

  • Lavar las escaleras.

 

  • Lavar la entrada de la notaria.

 

  • Realizar labores de mensajería.

 

 

 

 

 

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

  • Ser bachiller.
  • Experiencia de 3 años en atención al público o en cargos similares.

 

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

Haber culminado su educación de bachiller y tener como mínimo 1 año de experiencia en cargos similares.

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

x

 

Dineros

 

x

 

 

Documentos

 

 

x

 

Contactos

Internos

 

 

 

x

Clientes

 

 

 

x

Proveedores

x

 

 

 

Organizaciones

 

 

x

 

Personal a Cargo

Manejo

x

 

 

 

Revisión

x

 

 

 

Aprobación

x

 

 

 

Información Confidencial

 

 

 

 

X

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene a disposición los siguientes recursos:

 

  • Equipos de Aseo y Limpieza y La cafetería de la Notaria

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Nombre del Cargo.

 RECEPCIONISTA SECRETARIA

 

 

  1. Área.

Despacho del Notario (a)

 

 

  1. Jefe Inmediato.

Notario(a)

 

 

  1. Propósito del Cargo.

 

La importancia del  encargo del cual esta investido el notario hace imprescindible  que este cuente con una persona  que apoye y facilite su gestión  a través de las funciones  que desempeña,  su sentido de organización personal y capacidad de comunicación; servir de apoyo y de facilitador en las funciones  que se desarrollan en el despacho del notario a través de la organización.

 

 

  1. Descripción de Funciones Esenciales

 

  • Manejar la agenda del notario  en todos los aspectos tanto del ejercicio del cargo como los asuntos personales, a saber: programación de conciliaciones, citas externas.

 

  • Atender a los visitantes de la notaria

 

  • Coordinar con las personas contratadas y encargadas  para la reparación locativa de la notaria.

 

  • Recepción y control de las llamadas según las directrices emanadas por el notario y de acuerdo con los parámetros preestablecidos en la notaria.

 

  • Elaboración de declaraciones extrajuicio.

 

  • Hacer pedidos de cafetería.

 

  • Elaborar cuentas de cobro.

 

  • Enviar correspondencia

 

  • Manejo de la papelería de la notaria y entrega de la misma

 

  • Coordinar funciones de la señora de servicios generales.

 

  • Diligenciar todas las llamadas que el notario requiera.

 

  • Recibir toda la correspondencia que llega a la notaria y seguir los paramentros de manejo de la misma direccionándola de manera ágil y oportuna a quien corresponda.

 

  1. Conocimientos Básicos y Competencias

 

Sentido de responsabilidad y organización.

 

 

  1. Requisitos de Estudio y Experiencia

 

 

 

 

  1. Responsabilidad

 

 

 

Ninguna

Baja

Media

Alta

Bienes

Equipos

 

 

 

 

Dineros

 

 

 

 

Documentos

 

 

 

 

Contactos

Internos

 

 

 

 

Clientes

 

 

 

 

Proveedores

 

 

 

 

Organizaciones

 

 

 

 

Personal a Cargo

Manejo

 

 

 

 

Revisión

 

 

 

 

Aprobación

 

 

 

 

Información Confidencial

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Herramientas de Trabajo.

 

Para el desempeño de sus labores tiene asignados los siguientes recursos:

 

 

  • Computador
  • Materiales comunes de oficina

 

 

 

 

 

 

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